PELATIHAN MAIL MERGE UNTUK MENINGKATKAN ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT PENGURUS RT 56 KELURAHAN BUKIT LAMA

Abstract

Administrasi surat-menyurat merupakan salah satu tugas penting pengurus RT dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Namun, proses pembuatan surat masih banyak dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan dalam penulisan data warga. Salah satu solusi untuk meningkatkan efisiensi administrasi adalah memanfaatkan fitur Mail Merge pada Microsoft Word yang mampu menghasilkan dokumen secara otomatis berdasarkan data yang tersimpan pada Microsoft Excel. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pengurus RT 56 Kelurahan Bukit Lama dalam menggunakan fitur Mail Merge untuk mendukung administrasi surat-menyurat. Metode pelaksanaan kegiatan meliputi observasi kebutuhan mitra, penyusunan materi, penyampaian materi, demonstrasi, praktik langsung, diskusi, dan evaluasi melalui pretest, posttest, serta penilaian praktik peserta. Kegiatan diikuti oleh enam peserta yang terdiri atas Ketua RT dan pengurus RT. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa nilai rata-rata peserta meningkat dari 58,3 pada pretest menjadi 91,7 pada posttest atau mengalami peningkatan sebesar 57,3%. Selain itu, 100% peserta mampu membuat dokumen surat menggunakan fitur Mail Merge secara mandiri sesuai dengan studi kasus yang diberikan. Hasil tersebut menunjukkan bahwa pelatihan berhasil meningkatkan pemahaman dan keterampilan peserta dalam memanfaatkan Mail Merge sehingga proses administrasi surat-menyurat menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Kegiatan ini diharapkan dapat mendukung digitalisasi administrasi di lingkungan RT serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.