PENERAPAN DOCUMENT CONTROL SYSTEM (DCS) UNTUK DIGITALISASI DOKUMEN MUTU DI UPTD PUSKESMAS GARUDA
DOI:
https://doi.org/10.70248/jpmik.v3i2.3642Abstract
Pengabdian ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen mutu melalui penerapan Document Control System (DCS) berbasis digital di UPTD Puskesmas Garuda. Permasalahan utama yang dihadapi mitra meliputi pengelolaan dokumen yang masih dilakukan secara manual, lamanya proses pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip, serta lemahnya pengendalian revisi dan distribusi dokumen antar unit kerja. Metode pengabdian yang digunakan adalah pendekatan partisipatif berbasis pendampingan yang dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan aplikasi, implementasi sistem, pelatihan dan pendampingan pengguna, serta evaluasi kegiatan. Sistem dikembangkan berbasis web menggunakan framework Laravel 11 dengan penerapan Role-Based Access Control (RBAC) dan fitur audit trail untuk meningkatkan keamanan serta keterlacakan dokumen. Hasil pengabdian menunjukkan bahwa implementasi DCS mampu mentransformasi pengelolaan dokumen mutu dari sistem manual menjadi digital, terstruktur, dan terpusat. Waktu pencarian dokumen yang sebelumnya membutuhkan sekitar 15–30 menit berhasil dipangkas menjadi kurang dari 2 menit melalui fitur pencarian digital. Selain itu, penerapan RBAC dan audit trail terbukti mampu meningkatkan keamanan data, mencegah modifikasi dokumen ilegal, serta memperjelas riwayat revisi dokumen. Pelaksanaan pelatihan menggunakan metode Key User Training juga berhasil meningkatkan kemampuan staf dalam mengoperasikan sistem secara mandiri. Simpulan pengabdian ini menunjukkan bahwa penerapan Document Control System (DCS) efektif dalam meningkatkan efisiensi, keamanan, dan akuntabilitas pengelolaan dokumen mutu di UPTD Puskesmas Garuda serta mendukung transformasi budaya kerja menuju sistem administrasi berbasis digital (paperless office) untuk menunjang kesiapan akreditasi fasilitas kesehatan.References
Alfiansyah, G., Santi, M. W., Wulandari, R. A., & Swari, S. J. (2024). Performance, information, and data security of the public health center management information system in Indonesia. BIO Web of Conferences, 133, 00039. https://doi.org/10.1051/bioconf/202413300039
Dewi, N. H., Rahmi, S. F., Hartono, B., & Daud, A. G. (2025). Analisis strategi monitoring SIMRS sebagai alat pengendalian mutu informasi kesehatan. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan, 4(2), 1–10. https://doi.org/10.31004/riggs.v4i2.1667
Dzikria, I., Hermanto, A., & Narulita, L. F. (2022). Penerapan standard ISO 15489 sistem manajemen dokumen untuk mendukung transformasi digital pelayanan kesehatan Klinik Pratama Menganti. J-ABDI: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 1(9), 123–130. https://doi.org/10.53625/jabdi.v1i9.1121
Firmansyah, M. F., Mustika, & Pujianto. (2025). Implementasi role-based access control pada sistem informasi layanan administrasi pada lembaga bahasa UM Metro. Jurnal Mahasiswa Ilmu Komputer, 6(2), 1–10. https://doi.org/10.24127/ilmukomputer.v6i2.9875
Renny, R., Harmendo, H., & Kusmadeni, D. (2024). Analisis transformasi digital BPJS Kesehatan dalam mendukung mutu layanan Jaminan Kesehatan Nasional. Jurnal Penelitian Perawat Profesional, 6(5), 2075–2092. https://doi.org/10.37287/jppp.v6i5.3142
Santika, I. W., & Mulyanti, D. (2023). Analisis implementasi keberhasilan sistem informasi manajemen puskesmas (SIMPUS): Tinjauan teoritis. Journal Clinical Pharmacy and Pharmaceutical Science, 2(1), 50–56.
Yulis, A., Astuti, R., & Wulandari, F. (2021). Kesiapan petugas dalam peralihan dokumen rekam medis manual ke paperless pada unit rekam medis Puskesmas Kedungmundu Kota Semarang. Jurnal Dunia Kesmas, 10(1), 1–10.
